Eine Ihnen vorliegende, öffentliche Urkunde zur Verwendung im Ausland und die Begriffe Legalisation, Superlegalisation, Beglaubigung, Authentifizierung, Apostille verwirren Sie? Machen Sie sich keine Sorgen. Wir haben einen kurzen Überblick über internationale Abkommen und Übereinkommen erarbeitet und stellen einige Beispiele vor, wie man damit umgehen kann. Lassen Sie uns beginnen.
Wenn wir wollen, dass eine öffentliche Urkunde eines Landes in einem anderen Land rechtsgültig ist, dann muss sie legalisiert werden. Jedes Land hat seine eigene Gesetzgebung, eigene Anweisungen zur Legalisation von Urkunden für die Verwendung im Ausland oder von ausländischen Urkunden für die Verwendung im Inland. Die Staaten versuchen zunehmend, die Formulare von Personenstandsurkunden zu vereinheitlichen und Abkommen und Verträge abzuschließen, um zeit- und kostenintensive Verfahren zu vereinfachen. Ein Ergebnis dieser Bemühungen ist beispielsweise das Haager Übereinkommen.
Haager Übereinkommen
Wenn beide Länder, dasjenige, das die Urkunde ausgestellt hat, und dasjenige, das die Urkunde verlangt, das Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation unterzeichnet haben, ist nur eine Apostille erforderlich. Das Register von bisher 115 Ländern wird auf https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 weiter aktualisiert. Wenn wir es uns genau ansehen, stellen wir einige Ausnahmen fest – einige Länder haben Einwände gegen den Beitritt anderer Länder erhoben. Demnach ist das Übereinkommen zwischen bestimmten Ländern nicht in Kraft getreten, wie z. B. zwischen Deutschland und Liberia oder zwischen Österreich und der Dominikanischen Republik.
„Die Apostille bescheinigt die Echtheit der Unterschrift, die Funktion, in der der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat. Gegebenenfalls wird zusätzlich die Identität des Siegels oder Stempels, den die Urkunde trägt, bescheinigt. Die Apostille bezieht sich nicht auf den Inhalt
der mit der Apostille versehenen öffentlichen Urkunde.“ (www.hcch.net)
Das Haager Übereinkommen ersetzt kostspielige Formalitäten durch die Bescheinigung mit der Apostille, die sich auf der Urkunde selbst oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt befinden muss. Der Titel Apostille muss immer auf Französisch angegeben sein, aber der Text kann in der Amtssprache des Ausstellungslandes und einer zweiten Fremdsprache verfasst werden (in der Regel wird die Bescheinigung vom beeidigten Übersetzer übersetzt). „Apostillen können auch für eine beglaubigte Kopie einer öffentlichen Urkunde ausgestellt werden. Andererseits gilt das Übereinkommen weder für Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretungen ausgefertigt werden, noch für Verwaltungsurkunden, die unmittelbar mit Handels- oder Zollvorgängen zu tun haben (letztere Ausnahme ist eng auszulegen).“ (Kurzdarstellung des Übereinkommens). Sie gilt für öffentliche Urkunden wie:
- Gerichtsurkunden, die von einer Behörde oder einem öffentlichen Bediensteten ausgestellt wurden, die mit einer Gerichtsbarkeit des Staates in Verbindung stehen, einschließlich öffentlicher Ministerien oder Sekretären, Beamten oder gerichtlichen Vertretern
- Verwaltungsurkunden
- Notarielle Urkunden
- Amtliche Beglaubigungen, die auf privaten Urkunden angebracht wurden, wie z. B. die Registrierungsbescheinigung für eine Urkunde, die Bescheinigung über die Gewissheit eines Datums und die amtliche und notarielle Beglaubigung von Unterschriften auf privaten Urkunden
Für die Ausstellung der Apostille zuständige Behörden
Das Register der benannten zuständigen Behörden, die für die Ausstellung der Apostille zuständig sind, steht unter https://www.hcch.net/de/instruments/conventions/authorities1/?cid=41 zur Verfügung. Von jeder Regel gibt es jedoch eine Ausnahme. Es gibt nur eine einzige Behörde, die Apostillen für alle öffentlichen Urkunden im Vereinigten Königreich ausstellen darf – The Legalisation Office of the Foreign and Commonwealth Office.
Vergessen Sie nicht:
- Das Bundesverwaltungsamt stellt Apostillen für Bundesurkunden (von Bundesministerien, Bundesamt für Justiz, Bundesgerichten, usw.) aus.
- Mit einer Apostille versehene Dokumente werden ausschließlich gegen Nachnahme an die Adresse des Antragstellers in Deutschland geschickt.
- Da es in den einzelnen Bundesländern kein einheitliches System gibt, empfehlen wir Ihnen, sich bei dem Herausgeber der nicht bundesstaatlichen Urkunde nach weiteren Informationen zu erkundigen, wie Sie eine Apostille erhalten können.
- Allgemein:
| Art der nicht bundesstaatlichen Urkunde | Zuständige Behörde |
| Für Urkunden der Justizverwaltungsbehörden, ordentlicher Gerichte (Zivil- und Strafgerichte) und von Notaren | Justizministerien (oder Senatsverwaltungen); Präsidenten der Landgerichte (oder Amtsgerichte) |
| Für Urkunden, die von anderen Gerichten als den ordentlichen Gerichten ausgestellt wurden | Innenministerien (bzw. Senatsverwaltungen); Landrat des Kreises (Präsident des Landratsamtes); Justizministerien (Senatsverwaltungen); Präsidenten der Landgerichte (bzw. Amtsgerichte) |
| Für Urkunden aller Verwaltungsbehörden (ohne Justizverwaltungsbehörden) | Innenministerien (bzw. Senatsverwaltungen); Landrat des Kreises (Landrat); in Berlin (030-902690), Standesamt I, in Rheinland-Pfalz, die Aufsichts- und Dienstdirektion in Trier und in Thüringen das Landesverwaltungsamt in Weimar. |
Weitere Informationen erhalten Sie unter:
Das Bundesverwaltungsamt erhebt für jede Urkunde eine Gebühr von 13,00 €. Die Gebühr für die Apostille muss beim Bundesverwaltungsamt per EC-Karte oder in bar entrichtet werden. Öffentliche Urkunden zur Verwendung in Ländern, die das Haager Übereinkommen nicht unterzeichnet haben, müssen legalisiert werden. Die Legalisation von Urkunden und bilaterale Abkommen werden im nachfolgenden Blog mit dem Titel Authentifizierung öffentlicher Urkunden II weiter diskutiert.
