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BEGLAUBIGUNG ÖFFENTLICHER URKUNDEN II.

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29. Januar 2018

Der vorangegangene Artikel war der Apostille gewidmet, die als Ersatz für den langwierigen und finanziell aufwendigen Prozess einer mehrstufigen Beglaubigung öffentlicher Urkunden dient.
Das gleiche Ziel verfolgen das CIEC-Übereinkommen sowie die bilateralen Vereinbarungen zwischen einzelnen Staaten. Gemeinsam wollen wir uns die konsularische Beglaubigung genauer anschauen. Hilfreich sind auch unsere Tipps zur Vorbereitung auf den Legalisierungs- und Superlegalisierungsprozess.

1. Übereinkommen der internationalen Organisation CIEC

Das Ziel der Internationalen Kommission für das Zivilstandswesen lautet, die Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Schriftverkehrs zum Personenstand zu vereinfachen. Die Übereinkommen unterstützen durch Schaffung einheitlicher Formulare den Informationsaustausch zwischen einzelnen Standesämtern. Diese sind mehrsprachig oder codiert und werden ohne Übersetzung oder Legalisierung in einem der Vertragsstaaten in vollem rechtlichen Umfang anerkannt. Das neueste von den Mitgliedern unterzeichnete CIEC-Übereinkommen ist die Nr. 34 über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Zivilstandsregistern und mehrsprachiger kodierter Personenstandsbescheinigungen. Das aktualisierte Verzeichnis der Länder, in denen bilaterale Übereinkommen zwischen den Regierungsorganisationen gelten, befindet sich unter http://www.ciec1.org/SITECIEC/PAGE_Conventions/SBIAALUnwl5nbGhLQ1BUd3RQKwA?WD_ACTION_=MENU&ID=A10.

CIEC-Übereinkommen Nr. 16 über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsbüchern

Diese Vereinbarung gilt für folgende Länder: Belgien, Bosnien und Herzegowina, Bulgarien, Montenegro, Estland, Frankreich, Niederlande (europäisches Gebiet), Kroatien, Kap Verde, Litauen, Luxemburg, Makedonien, Moldawien, Deutschland, Polen, Portugal, Österreich, Rumänien, Slowenien, Serbien, Spanien, Schweiz, Italien, Türkei.

2. Bilaterale Verträge zur Rechtshilfe

Die Staaten vereinbaren auch untereinander so genannte bilaterale Verträge zu Rechtshilfen. Sie einigen sich auf spezielle Bedingungen und Anforderungen in Bezug auf öffentliche Dokumente und die Legalisierung. Das Länderverzeichnis mit entsprechenden bilateralen Vereinbarungen ist online zugänglich. Nicht alle Vereinbarungen müssen die Legalisierung von Dokumenten betreffen, und nicht alle müssen gegenseitig sein. Als Beispiel bringen wir den bilateralen Vertrag zwischen der Slowakei und Italien an, der nur einseitig gültig ist. Italien erkennt nämlich keine standesamtlichen Dokumente an und verlangt immer die Beglaubigung in Form einer Apostille. Andererseits müssen italienische standesamtliche Dokumente, die in der Slowakei verwendet werden sollen, nicht beglaubigt werden.

3. Konsularische Bestätigung

Öffentliche Urkunden, die in einem Land verwendet werden sollen, mit dem keines der genannten Übereinkommen besteht, unterliegen der Verfahrensweise der Legalisierung (Erstbescheinigung) und der Superlegalisierung (höhere Stufe der Beglaubigung).

Beispiel: konsularische Bestätigung eines vom Standesamt in der Slowakei herausgegebenen Dokumentes für die Verwendung im Ausland

Das Original des slowakischen standesamtlichen Dokuments, das der Kunde im Ausland verwenden möchte, wird vom entsprechenden Standesamt herausgegeben und darf nicht älter als 6 Monate sein.
Das entsprechende Landesgericht bescheinigt die Urkunde.
Das Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten der Slowakischen Republik legalisiert die öffentliche Urkunde.
Das standesamtliche Dokument wird einem vor Gericht vereidigten Übersetzer
zur Übersetzung vorgelegt.
Die Vereidigung des Übersetzers erfolgt vor dem entsprechenden Oberlandesgericht.
Die so urkundlich bescheinigten Dokumente werden zur weiteren Beglaubigung
der konsularischen Abteilung des Auswärtigen Amtes der SR vorgelegt.
Nach der konsularischen Bescheinigung können die Urkunden der Botschaft des Landes vorgelegt werden, in dem diese verwendet werden sollen.

Jede in der Slowakei herausgegebene öffentliche Urkunde muss zum Schluss vom Ministerium für auswärtige und europäische Angelegenheiten der Slowakischen Republik bescheinigt werden = Legalisierung. Als nächstes erfolgt zur so genannten Superlegalisierung die Vorlage der Urkunde bei der Botschaft des Landes, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Die Verwaltungsgebühr für jeden Legalisierungsvorgang beträgt 20 Euro. Die Bezahlung der Gebühr ist nur in Form einer „Zahlungsbestätigung der Verwaltungsgebühr/ Gerichtsgebühr “ (so gen. elektr. Gebührenmarken mit QR-Code) möglich, die ausschließlich in den Filialen der slowakischen Post käuflich zu erwerben sind.

Konsularische Beglaubigung eines in Deutschland ausgestellten Dokuments zur Verwendung im Ausland

Die Legalisierung erfolgt in Deutschland durch die konsularische oder diplomatische Vertretung des Landes, in dem das Dokument verwendet werden soll. Einzig die Botschaft entscheidet über die Echtheit des Dokumentes. Da es in Deutschland mehrere Organe gibt, die öffentliche Urkunden herausgeben, ist es für konsularische und diplomatische Vertretungen anderer Staaten sehr schwierig, alle zu überblicken. Die Botschaften verlangen daher immer eine Erstbescheinigung des Dokuments durch ein deutsches Organ und manchmal auch weitere Bescheinigungen (Validierungen) zur Bestätigung der Dokumentengültigkeit.

Das System für die Erteilung einer Erstbescheinigung ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich aufgebaut. Das Internetportal empfiehlt, sich mit der Behörde in Verbindung zu setzen, die die Urkunde herausgegeben hat. Ebenso werden Informationen hinsichtlich der Legalisierung öffentlicher Urkunden aufgeführt und Länder genannt, mit denen Deutschland Übereinkommen zu speziellen Beglaubigungsbedingungen geschlossen hat.

4. Vorgehensweise bei der Vorbereitung des Dokuments zur Übersetzung

Jedes Land verfügt über eine Internetseite, welche die Vorgehensweise der Legalisierung erklärt. Vergessen Sie nicht, das Dokument auch einem (vom Gericht vereidigten) Übersetzer vorzulegen.

Die richtige Wahl eines vor Gericht vereidigten Übersetzers bzw. eines Übersetzers „ohne Stempel“ ist sehr wichtig. Wir haben uns mit dem Standesamt im slowakischen Poprad in Verbindung gesetzt. Es bestätigt, dass die Slowakei vorschreibt, dass ein ausländisches, in der SR zu verwendendes Dokument von einem vor Gericht vereidigten, in der Slowakei angesiedelten Übersetzer übersetzt werden muss. In Bezug auf die übrigen Staaten empfehlen wir, sich mit der Behörde im Ausland über die Vorgehensweise in Verbindung zu setzten.

In Deutschland gelten Übersetzungen nicht als öffentliche Urkunden. Auch der Stempel durch einen vor Gericht vereidigten Übersetzer ändert diesen Status nicht. Der Vorsitzende des entsprechenden Gerichts kann jedoch die Übersetzung bestätigen. Auf diese Weise bestätigt er, dass der Übersetzer ein gerichtlich vereidigter Übersetzer oder ein „qualifizierter“ Sachverständiger ist. Eine in Deutschland angefertigte Übersetzung muss jedoch nicht in den übrigen Ländern anerkannt werden. Es hängt alles von den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes ab.